盘州市市场监督管理局行政处罚案卷档案管理制度

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来源：盘州市市场监督管理局政策法规科作者：盘州市人民政府

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为了加强对行政处罚档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《贵州省档案条例《贵州省行政处罚档案管理办法》制定本制度。

一、本制度所称行政处罚档案是指盘州市市场监督管理局在行政处罚案件办理中形成的各种文字、声像、图表、电子文件及其它形式的原始记录等证据材料并规范装订的行政处罚档案。

二、市场监督管理行政处罚档案包含原工商、食品药品、质监、物价、知识产权部门职责并入市场监管部门，并且档案划归市场监管部门保存和管理的行政处罚档案。三、盘州市市场监督管理局行政处罚档案管理受六盘水市市场监督管理局和盘州市档案管理局监督和指导。

四、行政处罚档案管理及要求。行政处罚档案由案件承办人负责行政处罚文件材料的收集、整理、归档和移交工作。未移交专门机构集中管理的由案件承办机构负责管理。

（一）适用一般程序的行政处罚案件档案，一案一档，分正卷和副卷；适用简易程序的可多案一档；归档顺序按照《六盘水市市场监督管理局行政处罚案卷装订规范》装订。

（二）行政处罚档案封面和底页应当采用耐久材料书写，字迹清楚，制作规范，齐全完整。

（三）卷内纸张无破损，大小规格统一。需要归档的证据、文书材料与规定格式不一的，应当将有关材料粘贴在相应规格纸张上入卷。

（四）适用一般程序的行政处罚案卷材料应当在案件办理完结后 1 个月内整理、归档完毕，归档完毕后 6 个月内交政策法规科统一保存，交到政策法规科时，政策法规科档案保管人员将对案卷进行抽查，审查形式要件是否符合相关规定（页码是否标注、材料顺序是否按规定摆放、签字是否完整、视频证据是否刻录光碟等）。

（五）行政处罚档案卷内文件材料应按结论性材料和办案程序依次排列，并打印出卷内文件目录，填写备考表。

（六）行政处罚档案的卷内文件页号，统一用阿拉伯数字在文件正面的右上角和背面的左上角空白处编写，文件背面无内容的，可不编写文件页号。

（七）行政处罚案卷封面用纸格式应当统一；案卷题名应简明扼要，字迹工整；案卷采用三孔一线装订，不得出现压字和掉页情况；

（八）与案件有关的作为证据的视听资料、物证需与案卷档案一并移交。

（九）行政处罚案卷“全宗号” 为盘州市档案馆分配的我单位代码“0041”，目录号不填，“ 归档号” 为处罚决定书编号数字，例如处罚决定书号为盘州市监处罚〔2022〕0056 号，则归档号为20220056。

五、行政处罚案卷档案未实行集中保管前，案件档案由各承办机构自行保管。

（一）保管应采取有效措施防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗。

（二）行政处罚案卷档案一般不得外借，确因工作需要外借的，须经分管领导批准，填写《盘州市市场监督管理局行政处罚档案借阅审批表》，按程序签借阅、复制档案审批表后经档案管理部门借阅、复制，并限期归还。重大案件、涉及国家秘密、商业机密、个人隐私案件，需报经主要领导同意。案卷档案管理部门应填写行盘州市市场监督管理局行政处罚档案借阅登记台账对档案查借阅进行登记，登记案件名称、查阅单位、查阅事项、查阅证件、查阅人签名、查阅时间、查阅用途、归还时间。并在卷内备考表进行注明。

（三）公安局、检察院、法院调取、律师事务所查询、其他单位查询，需出具公函，因利害关系人申请政府信息公开，仅公开正卷部分，副卷部分除出庭应诉等需要，需经分管领导或主要负责人同意后提供。

（四）经批准借阅案卷的人员应当在档案管理部门办公场所查阅案卷、复印案卷的有关材料，查阅复印时，案卷管理人员应当陪同。

（五）一般程序行政处罚案卷档案，保管期限为长期（永久）；简易程序案卷档案保管期限为 30 年；国家法律、法规、规章另有规定从其规定；保管期限届满，按规定程序，实施统一销毁。

（六）档案管理人员工作变动时，交接双方必须逐个进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，工作交清后方可离职。

（七）对已经超过保管期、失去保存价值的案卷档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和地点，由监销人员签字后，将清册归档。

（八）案卷档案移交应制作移交文书，编制案卷档案清单，移交人和接交人核对无误后签字确认。

六、行政执法案件档案保管期满按规定销毁后，如相关部门或当事人需要提供相关当事人是否受过行政处罚情况时，只提供案件台账记录或记于相关市场主体名下的公示情况记录。

七、行政执法档案涉密或者泄密的，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》规定执行。

八、案卷保管人员定期检查，如发现有破损或变质的档案应当及时修补或复制。

九、出现下列情形的，将依据有关规定对责任部门及相关责任人员做出相应处理：

（一）案件承办机构未按照规定期限移交案卷的；

（二）故意隐瞒、漏报有关材料、证物，将文件、资料、证据为占为己有的。拒绝移交档案管理部门归档的；

（三）案卷丢失、毁损或者不负责任，失职失责，给工作带来贻误和损失的；

（四）档案管理人员违反制度规定，擅自借阅案卷并造成不良后果的；

（五）因执法人员个人原因造成的档案损毁、灭失，造成重大影响的，由局党组研究对保管机构及直接责任人员依法作出处理。

十、行政复议、行政赔偿、行政诉讼案件的立卷归档及档案管理参照本规定执行。

十一、本局在本规定实施前制定的有关规定与本规定不符的，按照本规定执行，本规定以法律、法规、规章以及上级有关规定不符的，从其规定。

本制度自发文之日起施行。

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